Une lettre de réponse aux pièces jointes Word

De : Révérend Martin Sylvester

Je suis désolé mais je suis incapable de lire votre pièce jointe. J'espère que ce qui suit sera utile !

Vous m'avez envoyé une pièce jointe au format Microsoft Word, qui n'est pas un format standard d'Internet, mais un format propriétaire détenu par Microsoft et protégé par celui-ci de sorte que personne ne peut être sûr de le lire correctement à moins d'acheter un coûteux logiciel de Microsoft. Si vous m'aviez envoyé votre texte dans le corps du message (plutôt qu'en pièce jointe), ou en texte simple, en texte riche (RTF), en HTML ou en pièce jointe PDF, j'aurais alors été en mesure de le lire.

Distribuer des documents au format Word n'est bon ni pour vous ni pour les autres. Vous ne pouvez pas être sûr de l'apparence qu'ils auront si quelqu'un les visionne avec une version de Word différente; certaines personnes pourraient même ne pas être capables de les lire du tout.

Recevoir des pièces jointes Word n'est pas bon pour vous car elles peuvent contenir des virus : voir http://www.viruslist.com/eng/viruslist.html?id=7 (veuillez noter que le lien est brisé ; l'article semble avoir été déplacé vers http://www.viruslist.com/en/virusesdescribed?chapter=153313603).

Envoyer des pièces jointes Word n'est pas bon pour vous, car un document Word recèle normalement des informations cachées sur l'auteur, permettant à ceux qui savent comment faire de fouiller dans la vie privée de la personne qui l'a écrite. Du texte que vous pensiez avoir effacé peut toujours être présent de façon embarrassante dans le fichier, mais simplement caché quand vous visionnez le document en utilisant Word. La personne qui lit votre document Word avec un programme différent pourrait être capable de le voir. Vos pièces jointes pourraient même contenir des parties de documents sur lesquels vous travailliez avant d'envoyer votre email, du texte invisible pour vous, mais visible pour certaines personnes qui reçoivent vos pièces jointes Word. Voir http://news.bbc.co.uk/2/hi/technology/3154479.stm pour plus de détails.

Si quelqu'un utilise une connexion à faible débit ou lit son courrier sur son téléphone mobile ou sur son organiseur électronique, votre message pourrait ne pas être accessible du tout si vous l'envoyez en pièce jointe Word; et si c'était le cas, il prendrait beaucoup, beaucoup plus de temps à être téléchargé que si vous l'aviez envoyé en texte simple, et cela pourrait revenir très cher pour ces personnes sur une connexion sans fil.

Pire encore, envoyer des documents Word à des personnes est un manque de correction car cela implique que si elles n'ont pas le programme que vous utilisez, vous n'êtes pas intéressé de savoir si elles peuvent ou non lire ce que vous avez écrit. Imaginez envoyer un document en latin à quelqu'un sans savoir s'il comprend le latin ! Si vous envoyez à quelqu'un un document Word, le seul moyen pour cette personne d'être sûre de le lire correctement est d'aller acheter Microsoft Word. Tout le monde ne peut pas se le permettre et des millions de particuliers et d'organisations utilisent d'autres traitements de texte parce qu'ils les préfèrent, qu'ils sont moins chers ou même libres.

Même les personnes qui possèdent une version de Word n'aiment pas recevoir des pièces jointes Word car elles ne veulent pas attraper de virus.

J'espère qu'il est clair pour vous que je n'essaie pas d'une quelconque manière de me disputer avec vous, mais juste de partager avec vous des informations que vous pourriez ne pas avoir eu l'opportunité de considérer et qui pourraient vous être utiles.

Au cas où vous reconsidéreriez d'utiliser des pièces jointes Word comme méthode de communication, voici quelques informations sur les moyens d'envoyer des emails et des pièces jointes que tout le monde puisse lire.

Si ce qui est important dans votre email sont les mots, la meilleure solution est toujours de l'envoyer en texte simple. Cela ne vous permettra pas d'utiliser des italiques ou du soulignement, mais ce sera lisible sur n'importe quel client de messagerie partout dans le monde. Pour faire cela, rédigez votre message dans votre client de messagerie, et vérifiez qu'il sera envoyé en texte simple (pas en HTML ou en RTF) -- la fonction 'Aide' de votre client de messagerie devrait vous expliquer comment paramétrer votre client pour envoyer des emails en texte simple. Il y a des conventions reconnues pour mettre une emphase sur des mots ou pour distinguer des titres de livres. L'emphase s'indique comme cela : c'est *très* simple. Les références s'indiquent comme ceci : Joseph Heller, _Catch 22_.

Un autre moyen qui pourrait fonctionner est de composer votre message dans Word, de le sélectionner entièrement et de le copier. Puis, ouvrez votre client de messagerie et créez un nouveau message et collez le texte dans la zone de rédaction. Ce n'est pas totalement sûr, car différentes version de Word fonctionnent un peu différemment et elle pourraient ajouter tout un ensemble de codes de formatage invisibles dans votre email (invisible pour vous, en utilisant Word : mais tout un fatras de caractères sans signification pour quelqu'un qui essaierait de le lire en utilisant autre chose).

Si vous avez un très long document que vous voulez envoyer en pièce jointe ou un document que les gens ne seraient pas capables de comprendre à l'aide des mots seulement (peut-être avez-vous des formules compliquées ou des tableaux dans le document ou que vous *devez* utiliser les caractères gras ou italiques), alors il y a encore des moyens de faire cela sans paraître montrer du mépris pour les gens qui ne possèdent pas Microsoft Word.

Convertir un fichier au format HTML en utilisant Word est très simple. Ouvrez le document, allez dans le menu Fichier, puis Enregistrer sous..., et dans la liste déroulante Type de fichier au bas de la boîte, choisissez Document HTML ou Page Web. Puis choisissez Enregistrer. Vous pouvez alors joindre le nouveau document HTML au lieu de votre document Word. Notez qu'il peut y avoir de lègers changements dans les noms de menus. Si vous voyez des éléments de menu légèrement différents, veuillez les essayer.

La conversion en texte simple (ou RTF, texte riche) est pratiquement identique. Au lieu de Document HTML, choisissez Texte seul ou Document texte (ou RTF ou Rich text Format) dans le type de document.

Votre ordinateur peut aussi contenir un programme pour convertir au format PDF (ou Adobe Acrobat), qui a été conçu pour s'assurer que quand quelqu'un d'autre visionne votre document, il apparaîtra strictement identique à l'apparence qu'il a sur votre ordinateur, Sélectionnez Fichier => Imprimer... Choisissez dans la liste déroulante des imprimantes disponibles le convertisseur pdf. Cliquez sur le bouton Imprimer et indiquez un nom pour le fichier pdf lorsque c'est requis, puis joignez le fichier à votre email. Il y a des programmes peu chers et même gratuits pour faire des fichiers PDF : utilisez la fonction de recherche sur http://www.download.com/ ou sur http://www.tucows.com/ pour les trouver.

J'espère ne pas vous avoir offensé en vous donnant ce conseil. Il peut être un peu alarmant d'apprendre que le moyen que nous utilisions pour communiquer impliquait un manque de respect pour certaines personnes qui reçoivent nos communications. J'ai pensé (et j'espère que j'ai raison) que vous préféreriez le savoir.

Si vous voulez creuser davantage ce problème, cette page Web http://www.gnu.org/philosophy/no-word-attachments.fr.html pourrait être un bon point de départ.

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